Warum sind „Essensmarkerl“ (Essenszuschuss) ein wichtiger Mitarbeiter-Benefit?
Nicht nur in Österreich, sondern weltweit gehört der Essenszuschuss zu den beliebtesten Mitarbeiterbenefits.
Dabei kann schließlich jeder Mitarbeiter daher monatlich locker schnell 160 € steuerfrei und abgabenfrei erhalten. Doch welche Anbieter bieten dafür die beste Lösung?
Relevante Kriterien zur Auswahl der besten Essenszuschuss-Lösung
Nicht mehr nur Essensmarkerl auf Papier! Bei der Ermittlung der besten Essenszuschuss-Lösung kam es uns insbesondere auf folgende Kriterien an: Kosten, Anzahl der Einlösemöglichkeiten und User-Experience (Bedienbarkeit) für die Mitarbeitenden. Aber auch die Integration in bestehende Systeme und der Aufwand im HR-Bereich spielen eine große Rolle.
Steuervorteil vom Essenszuschuss ausgeschöpft?
In Österreich ist der Essenszuschuss 100% steuer- und abgabenfrei.
Täglich können Mitarbeiter mit ihrer Essensmarkerl bis zu 8 € in einer Gaststätte konsumieren. Wenn sie ihre Mahlzeiten stattdessen in anderen Einrichtungen (beispielsweise Supermarkt, Bäckerei beziehungsweise Fleischhauerei) beziehen, sind so nur 2 € pro Tag anwendbar.
200 Tage mit 2 € oder 8 € macht im Jahr einen Unterschied von 1.200 € aus. Muss man sich darauf schon im Jänner festlegen?
Wie flexibel lässt sich der Essenszuschusses einlösen?
Das zweifellos für Mitarbeiter so ziemlich das Wichtigste: Wo können sie ihre Essensmarkerl einlösen? Gibt es freie Wahl oder etwa ein beschränktes Netzwerk an Akzeptanzpartnern?
Können Arbeitgeber die Akzeptanzstellen nach ihren Kriterien steuern oder sind sie auf die Auswahl durch den Dienstleister beschränkt?
Und wie sieht es mit Teileinlösungen von Gutscheinen aus? Ist es möglich, beispielsweise morgens zum Bäcker zu gehen, später ins Restaurant?
Nutzerfreundlichkeit der Benefit-Lösung für Mitarbeiter
Wie einfach lassen sich die Essensmarkel schließlich für die Mitarbeiter handhaben? Kurz gesagt: Ist die Lösung benutzerfreundlich oder umständlich?
Zudem beurteilen wir die Benefits-App. Welche Funktionen umfasst sie und wie übersichtlich sind diese gestaltet?
Erfordert die Handhabung unter dem Strich viel Aufwand für die Mitarbeitenden?
Was kosten die Essensmarkel den Arbeitgeber?
Was kostet es den Arbeitgeber, um seinen Mitarbeitenden den steuerfreien Essenszuschuss anzubieten?
Berücksichtigt werden alle Gebühren des Anbieters – sowohl die Einrichtungsgebühren als auch die monatlichen Gebühren.
Integration der Essensmarkel in andere Programme
Datenintegrationen in bestehende Programme, insbesondere in die Lohnabrechnung, reduzieren sowohl den Aufwand als auch die Fehlerrisiken.
Welcher Anbieter bietet dafür Schnittstellen zu den gängigsten Anwendungen, insbesondere für die Lohnabrechnung?
Darüber hinaus für größere Unternehmen interessant: Wer bietet zusätzlich eine Schnittstelle zur eigenen Kantine?
Aufwand in der Personaladministration
Nicht zuletzt: welchen Aufwand verursacht der Essenszuschuss im Personalbereich zusätzlich, zum Beispiel bei der Lohnabrechnung?
Wie aufwändig sind die Bestellung und die Abrechnung der Essensmarken?
Falls eine Beleg-App genutzt wird: muss der Personalbereich die Belege kontrollieren?
Wieviel Aufwand entsteht also zusammenfassend im Personalbereich?
Essenmarkerl auf Papier, Benefit-App oder Guthaben-Karte für den Essenszuschuss?
Anfangs entstanden in den 1950ern die ersten Essenmarkerl. Damit konnten auch Arbeitgeber ohne eigene Kantine ihren Mitarbeitern steuerfrei und ohne Abgaben eine Mahlzeit anbieten. Inzwischen gibt es kaum noch Papier-Essensmarkerl, sondern zunehmen digitale oder zumindest halbdigitale Lösungen. Für alle Lösungen gelten die steuerrechtlichen Anforderungen des Bundesministeriums für Finanzen sowie § 3 Abs. 1 Z 17 EStG (1988)
Essensmarkerl auf Papier
- der Klassiker, jedoch ein Auslaufmodell
- beschränkt auf sehr wenig Einlösestellen
- hoher CO2 Fußabdruck
- sehr viel Aufwand auf Unternehmensseite
Digitalisierte Essensmarkerl
- Kassabons werden mit App fotografiert
- der erste Schritte zur Digitalisierung
- Essenszuschuss kann überall eingelöst werden
- aufwändig (Belege fotografieren, Belege kontrollieren, Listen in die Lohnabrechnung importieren)
- Gutschriften an die Mitarbeiter werden üblicherweise über die Lohnabrechnung ausgezahlt
- weniger CO2
- Hinweis: Betrugsrisiko
Essenszuschuss a la Card
- Essenszuschuss meist einlösbar in Geschäften, die Mastercard oder Visa akzeptieren
- Teilweise zusätzlich durch Anbieter über Akzeptanzpartnerverträge beschränkt (beispielsweise bei Edenred und pluxee) oder unbeschränkt bei allen Mastercard-Gastronomen (Recardy)
- Einfache Bezahlung mit Karte oder Handy
- Ökologisch sauberste Lösung, weil kein Papier erforderlich
Hier sind die besten Essensmarkerl-Anbieter in Österreich
Platz 1: Recardy Lunch (Recardy)
Recardy bietet aktuell die modernste Multi-Benefit-Karte im deutschsprachigen Raum. Mit ihrer Lösung „Recardy Lunch“ bieten sie eine sehr flexible und einfach zu bedienende Lösung für den steuerfreien Essenszuschuss . Die Lösung kann in allen EU-Ländern eingesetzt werden, auch in Österreich werden die steuerrechtlichen Anforderungen erfüllt.
Hier werden die Vorteile von Guthabenkarte für den Essenszuschuss clever mit denen der App-basierten Bon-Erfassung kombiniert.
So ist es möglich, dass Mitarbeiter ihren Essenszuschuss überall in Österreich einlösen können, wo es Mahlzeiten gibt.
Lösen sie ihr Essensmarkerl in einer Gaststätte ein, wo Mastercard akzeptiert wird, brauchen sie einfach nur mit ihrer Karte bezahlen. Akzeptiert die Gaststätte keine Karte, machen sie mit der Benefit-App ein Foto vom Bon. Die Gutschrift (beispielsweise 8 €) werden nach der automatischen Belegkontrolle automatisch dem Kartenguthaben gutschrieben.
Im Normalfall ist es für den Mitarbeiter sinnvoll, den verfügbaren Maximalbetrag (also 8 €) beim Gastronomen statt den geringeren Betrag im Supermarkt (2 €) einzusetzen. Doch sollte sich das Jahresende nähern und vielleicht doch noch viele Essensmarkerl übrig sein, kann der Mitarbeiter ganz flexibel entscheiden, seine Restbestände im Lebensmittelhandel einzusetzen. Recardy erkennt, wo mit der Karte bezahlt wird – und abhängig davon, wo (beispielsweise Gaststätte oder Lebensmitteleinzelgeschäft?), wird dementsprechend der steuerrechtlich passend Maximalbetrag angewendet. Sehr smart!
Und damit nicht genug: Für die Lösung von Recardy brauchen Arbeitgeber keine Schnittstelle zur Lohnabrechnung, denn die Erstattung für den Mitarbeiter erfolgt automatisch auf sein Kartenguthaben, dass er frei verwenden kann. Das heißt für den HR-Bereich ist fast kein Aufwand erforderlich.
Trotzdem bietet Recardy eine Reihe von Schnittstellen zu bestehenden Softwarelösungen an – sowohl Schnittstellen zu HR-Lösungen als auch zu Kantinenlösungen. Ideal für Arbeitgeber, die beispielsweise an einem Standort eine eigene Betriebskantine betreiben und an den anderen Standorten keine. Beziehungsweise für Mitarbeiter, die an manchen Tagen in der Kantine essen gehen und beispielsweise an den Homeoffice-Tagen nun auch ihren Essenszuschuss nutzen können.
Fazit:
Die Mitarbeitenden können den Essenszuschuss überall einlösen. Meist bequem mit Karte, nur gelegentlich noch ein Foto vom Kassabon.
Sehr wenig Aufwand und dafür alles, was sich Personaler wünschen, steckt in der klugen Lösung von Recardy. Herzlichen Glückwunsch!
Mehr Infos:
Platz 2: dbonApp (digibon)
Digibon bietet drei verschiedene Lösungen an. Die beiden Lösung für Gaststätten und Kantinen werden vor allem im Westen Österreichs genutzt. Dabei werden diese Gastronomiepartner mit speziellen Lesegeräten von digibon versorgt, so dass deren Gäste und ihre Arbeitgeber initial die zu identifizierenden Karten (Mitarbeiterausweis bzw. Bankomat-Karte) hinterlegen.
Deutlich flexibler ist ihre Lösung „dbonApp“. Das ist eine Essenszuschuss-App, mit der die Mitarbeiter ihre Kassabons abfotografieren. digibon analysiert und kontrolliert die Bons entsprechend der steuerrechtlichen Anforderungen. Das Ergebnis ist eine Erstattungsliste, die in der Lohnabrechnung des Arbeitgebers verarbeitet wird.
Nach einer Einarbeitungszeit lässt sich der zusätzliche Aufwand im Personalbereich gut handhaben. Die Mitarbeiter können ihren Essenszuschuss somit überall einlösen.
Fazit:
Leider noch immer relativ viel Papier erforderlich. Doch dafür können die Mitarbeitenden ihren Essenszuschuss überall einlösen.
Mehr Infos:
Platz 3: Edenred Restaurant / Lebensmittel
Edenred bietet eine einfache Lösung für den Essenszuschuss mit zwei verschiedenen Guthabenkarten:
- Edenred Restaurant (für bis zu 8 € in Gaststätten)
- Edenred Lebensmittel (für jeweils max. 2 € pro Tag in diversen Geschäften)
Zusätzlich gibt es eine Mitarbeiter-App, mit der die Nutzer beispielsweise ihr Guthaben abfragen können. In der App können sie ebenfalls nachschlagen, wo sie ihr Kartenguthaben einlösen können. Denn anders als bei Recardy ist bei Edenred das Netz der Einlösepartner eingeschränkt. Edenred hat mit den Einlösestellen separate Verträge geschlossen (zusätzliche Einnahmequelle).
Demzufolge lässt sich der Essenszuschuss nur in diesen Geschäften einlösen. Zumindest sind fast alle größeren Händler (zum Beispiel SPAR, Billa und McDonald’s) dabei.
Des weiteren ist von Nachteil, dass sich die Arbeitgeber und Mitarbeiter von vornherein festlegen müssen, ob sie die vollen 8 € oder den kleineren Betrag von 2 € nehmen wollen.
Fazit:
Wer mit den oben genannten Beschränkungen leben kann und fast regelmäßig die gleichen Einlösestellen zum Essen bzw. Einkaufen nutzt, erhält mit Edenred eine solide Lösung.
Mehr Infos:
Platz 4: Pluxee Restaurant / Lebensmittel
Ebenso wie Edenred bietet auch Pluxee die beiden Essenszuschuss-Lösungen auf Basis verschiedener Guthabenkarten:
- Pluxee Restaurant (für bis zu 8 € in Gaststätten)
- Pluxee Lebensmittel (für jeweils max. 2 € pro Tag in diversen Geschäften)
Auch bei Pluxee gibt es eine Mitarbeiter-App, mit der die Nutzer ihr Guthaben sowie die potenziellen Einlösestellen nachschlagen können. Ebenso wie bei Edenred hat auch Pluxee feste Akzeptanzpartner als zusätzliche Einnahmequelle. Das heißt auch bei Pluxee lässt sich der Essenszuschuss nur in den feststehenden Geschäften einlösen. Fast alle größeren Händler und Lieferdienste (beispielsweise Lieferando) sind mit dabei.
Die Gebühren und Akzeptanzpartner unterscheiden sich zwischen Edenred und Pluxee kaum. Aus diesem Grund sollte jeder, der sich für einen der beiden Anbieter entscheidet, im Zweifel vorher die Akzeptanzpartner vorher anschauen.
Auch bei Pluxee gilt, dass sich die Arbeitgeber und Mitarbeiter von vornherein genau überlegen sollten, ob sie die vollen 8 € oder den kleineren Betrag von 2 € nehmen wollen – denn sie sind dann darauf festgelegt.
Fazit:
Wer mit den oben genannten Beschränkungen leben kann und fast regelmäßig die gleichen Einlösestellen zum Essen bzw. Einkaufen nutzt, erhält mit Pluxee eine mit Edenred nahezu gleich Lösung.
Mehr Infos:
https://www.pluxee.at/produkte/pluxee-restaurant
